Kalender penuh dengan meeting. Pesan masuk tidak pernah berhenti. Laporan, presentasi, dan daftar pekerjaan terus bertambah. Banyak orang bekerja lebih lama, berpindah dari satu tugas ke tugas berikutnya, dan merasa tidak memiliki cukup waktu.
Dari luar, organisasi terlihat sangat produktif.
Namun, ketika hasilnya diperiksa, masalah penting belum terselesaikan. Keputusan strategis terus tertunda, keluhan pelanggan kembali muncul, proses tetap lambat, dan berbagai program tidak menghasilkan perubahan yang berarti.
Semua orang sibuk, tetapi bisnis tidak banyak bergerak.
Kesibukan menunjukkan banyaknya aktivitas. Produktivitas menunjukkan seberapa besar nilai yang dihasilkan dari aktivitas tersebut. Keduanya tidak selalu berjalan bersama.
Table of Contents
Aktivitas Memberikan Ilusi Kemajuan
Menyelesaikan banyak pekerjaan memberikan rasa puas karena hasilnya mudah terlihat.
Email telah dibalas, meeting telah dihadiri, laporan telah dikirim, dan daftar tugas semakin pendek. Aktivitas seperti ini penting, tetapi belum tentu menjadi pekerjaan yang paling dibutuhkan organisasi.
Masalahnya, pekerjaan yang terlihat mendesak sering mengalahkan pekerjaan yang benar-benar penting.
Seorang manajer dapat menghabiskan sepanjang hari merespons persoalan operasional, tetapi tidak pernah memperbaiki proses yang menyebabkan persoalan tersebut terus berulang. Sebuah tim dapat menghasilkan banyak laporan, tetapi informasi di dalamnya tidak pernah digunakan untuk mengambil keputusan.
Organisasi akhirnya bekerja keras mempertahankan aktivitas tanpa mengevaluasi apakah aktivitas tersebut masih menciptakan nilai.
Sistem Kinerja Menghargai Hal yang Mudah Dilihat
Kesibukan juga muncul karena organisasi lebih mudah menilai aktivitas daripada dampak.
Jumlah meeting, laporan, kunjungan, pelatihan, atau program yang selesai dapat dihitung dengan cepat. Sebaliknya, kualitas keputusan, perbaikan proses, penguatan kemampuan tim, dan pencegahan masalah membutuhkan pengamatan yang lebih dalam.
Karyawan kemudian belajar bahwa terlihat sibuk lebih aman daripada menyediakan waktu untuk berpikir.
Orang yang selalu hadir dalam berbagai meeting dianggap berkomitmen. Manajer yang terus menyelesaikan masalah timnya dinilai responsif. Sementara itu, orang yang mengurangi aktivitas tidak bernilai agar dapat fokus pada persoalan penting justru dapat terlihat kurang aktif.
Jika sistem memberikan penghargaan kepada volume pekerjaan, jangan heran jika organisasi menghasilkan semakin banyak aktivitas.
Terlalu Banyak Meeting, Terlalu Sedikit Keputusan
Meeting seharusnya digunakan untuk bertukar perspektif, menyelesaikan persoalan, atau mengambil keputusan.
Namun, banyak meeting berlangsung tanpa tujuan yang jelas. Peserta hadir hanya karena merasa perlu dilibatkan. Informasi yang sebenarnya dapat dibaca sebelumnya justru dipresentasikan kembali. Pembicaraan berakhir tanpa keputusan, penanggung jawab, atau batas waktu.
Akibatnya, meeting lain perlu dijadwalkan untuk membahas persoalan yang sama.
Semakin tinggi frekuensi meeting, semakin sedikit waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pekerjaan. Karyawan kemudian mengerjakan tugas utama di luar jam kerja dan menyimpulkan bahwa beban kerja terlalu tinggi.
Padahal, sebagian beban tersebut diciptakan oleh cara organisasi berkoordinasi.
Produktivitas Dimulai dari Kejelasan Prioritas
Organisasi tidak dapat mengurangi kesibukan hanya dengan meminta orang mengelola waktu dengan lebih baik.
Leader perlu memberikan kejelasan tentang hasil yang paling penting, aktivitas yang dapat dihentikan, serta keputusan yang harus dipercepat. Setiap pekerjaan perlu diperiksa hubungannya dengan pelanggan, proses, risiko, atau tujuan bisnis.
Tim juga perlu membedakan tiga hal: aktivitas yang dilakukan, output yang dihasilkan, dan outcome yang ingin dicapai.
Menyelenggarakan pelatihan adalah aktivitas. Peserta menyelesaikan pembelajaran adalah output. Perubahan kemampuan yang memperbaiki kinerja adalah outcome. Jika organisasi hanya mengukur dua hal pertama, kesibukan mudah terlihat seperti keberhasilan.
Berhenti Sebelum Menambah Pekerjaan
Sebelum menambahkan program, laporan, atau meeting baru, organisasi perlu bertanya:
- Masalah apa yang ingin diselesaikan?
- Nilai apa yang akan dihasilkan?
- Apa yang terjadi jika aktivitas ini dihentikan?
- Dapatkah prosesnya disederhanakan?
- Siapa yang benar-benar perlu terlibat?
- Bagaimana keberhasilannya akan diukur?
Produktivitas bukan tentang memasukkan lebih banyak pekerjaan ke dalam waktu yang tersedia. Produktivitas adalah kemampuan memilih pekerjaan yang tepat, menyelesaikannya dengan cara yang efektif, dan menghasilkan dampak yang relevan.
Organisasi tidak membutuhkan orang yang sekadar terlihat sibuk.
Organisasi membutuhkan orang yang memahami hal terpenting yang harus diselesaikan dan memiliki ruang untuk menyelesaikannya dengan baik.
#Productivity #WorkEffectiveness #PerformanceManagement #Leadership #OrganizationalEffectiveness #BusinessProcess #StrategicExecution #HumanCapital #PeopleDevelopment #StrategicHR
