Di banyak organisasi, ketidakjelasan peran dianggap sebagai persoalan administratif. Selama pekerjaan tetap berjalan dan target masih tercapai, masalah tersebut tidak terlihat mendesak.
Namun, dampaknya muncul dalam berbagai bentuk.
Dua unit mengerjakan hal yang sama. Keputusan sederhana menunggu persetujuan terlalu lama. Masalah berpindah dari satu meja ke meja lain. Ketika hasil tidak sesuai harapan, setiap pihak merasa tanggung jawabnya berada di tempat lain.
Organisasi tetap beroperasi, tetapi membayar biaya yang tidak pernah tercatat sebagai satu angka khusus dalam laporan keuangan.
Biaya itu tersembunyi dalam waktu yang terbuang, keputusan yang terlambat, konflik antarfungsi, peluang yang hilang, dan menurunnya akuntabilitas.
Table of Contents
Jabatan Jelas, Peran Belum Tentu Jelas
Memiliki struktur organisasi dan job description tidak otomatis membuat peran menjadi jelas.
Job description sering hanya berisi daftar aktivitas umum. Dokumen tersebut tidak menjelaskan hasil utama yang harus dihasilkan, hubungan antarperan, batas kewenangan, serta keputusan yang boleh diambil tanpa meminta persetujuan atasan.
Akibatnya, orang mengetahui apa yang harus dikerjakan, tetapi tidak selalu memahami sejauh mana tanggung jawabnya.
Seorang manajer diminta bertanggung jawab atas pencapaian target, tetapi tidak berwenang menentukan sumber daya. Sebuah fungsi diminta menjaga kualitas, tetapi batas keterlibatannya dalam proses operasional tidak ditetapkan. Unit lain merasa memiliki kewenangan atas keputusan yang sama.
Ketika tanggung jawab lebih besar daripada kewenangan, orang sulit dimintai akuntabilitas. Sebaliknya, ketika kewenangan diberikan tanpa tanggung jawab yang jelas, risiko keputusan yang tidak terkendali akan meningkat.
Ketidakjelasan Menciptakan Pekerjaan Tambahan
Peran yang tumpang tindih membuat beberapa orang mengerjakan hal yang sama. Sebaliknya, celah antartanggung jawab membuat pekerjaan tertentu tidak ditangani karena setiap pihak mengira pihak lain yang akan melakukannya.
Keduanya menciptakan inefisiensi.
Karyawan menghabiskan waktu untuk mengonfirmasi siapa yang bertanggung jawab, meminta persetujuan dari banyak pihak, memperbaiki pekerjaan yang dilakukan ganda, atau menghadiri meeting yang sebenarnya tidak memerlukan keterlibatan mereka.
Semakin besar organisasi, semakin mahal dampaknya. Keterlambatan satu keputusan dapat menghambat beberapa proses sekaligus. Persoalan yang seharusnya selesai di level operasional naik ke pimpinan hanya karena tidak ada kejelasan tentang siapa yang berhak memutuskan.
Pimpinan kemudian menjadi titik kemacetan bagi organisasinya sendiri.
Konflik yang Terlihat Personal Sering Berasal dari Sistem
Ketidakjelasan peran juga mudah berubah menjadi konflik interpersonal.
Dua manajer saling menilai pihak lain terlalu ikut campur. Sebuah unit merasa tidak dilibatkan, sementara unit lain merasa prosesnya dihambat. Pimpinan melihatnya sebagai persoalan komunikasi atau ego antarfungsi.
Padahal, akar masalahnya mungkin terletak pada batas peran dan decision rights yang tidak pernah disepakati.
Pelatihan komunikasi tidak akan menyelesaikan konflik yang berasal dari desain organisasi. Orang dapat berkomunikasi dengan lebih baik, tetapi ketegangan akan kembali muncul selama tanggung jawab dan kewenangannya tetap bertabrakan.
Akuntabilitas Membutuhkan Kejelasan
Organisasi sering menuntut karyawan lebih bertanggung jawab. Namun, akuntabilitas tidak dapat dibangun hanya melalui imbauan.
Orang perlu mengetahui hasil yang menjadi tanggung jawabnya, keputusan yang dapat diambil, pihak yang perlu dilibatkan, serta batas persoalan yang harus dieskalasikan.
Karena itu, pembenahan peran tidak cukup dilakukan dengan memperbarui job description. Organisasi perlu memastikan keterkaitan antara struktur, proses bisnis, indikator kinerja, dan kewenangan pengambilan keputusan.
Periksa pekerjaan yang sering terlambat, keputusan yang terus naik ke pimpinan, konflik yang berulang, dan proses yang melibatkan terlalu banyak pihak. Di sanalah ketidakjelasan peran biasanya bersembunyi.
Peran dan wewenang yang tidak jelas memang tidak selalu terlihat sebagai biaya.
Namun, organisasi membayarnya setiap hari melalui waktu yang hilang, energi yang terkuras, dan keputusan yang tidak pernah diambil pada saat yang tepat.
#OrganizationDesign #JobAnalysis #DecisionRights #OrganizationalEffectiveness #BusinessProcess #Accountability #Leadership #HumanCapital #OrganizationDevelopment #StrategicHR
