Sebuah keputusan sederhana sering membutuhkan waktu lebih lama daripada pelaksanaannya.
Dokumen berpindah dari satu meja ke meja lain. Beberapa pihak diminta memberikan paraf. Keputusan menunggu Leader yang sedang tidak berada di tempat. Ketika akhirnya disetujui, kebutuhan bisnis mungkin sudah berubah atau peluang telah berlalu.
Setiap lapisan persetujuan biasanya dibentuk dengan alasan yang masuk akal: menjaga kualitas, mengendalikan biaya, mengurangi risiko, atau memastikan koordinasi.
Namun, ketika terlalu banyak pihak harus menyetujui keputusan yang sama, kontrol tidak lagi memberikan perlindungan. Kontrol justru menjadi sumber keterlambatan.
Pertanyaannya bukan apakah organisasi membutuhkan persetujuan, melainkan apakah setiap persetujuan benar-benar menambah kualitas keputusan.
Table of Contents
Setiap Persetujuan Memiliki Biaya
Lapisan persetujuan terlihat seperti aktivitas administratif biasa. Namun, setiap tahapan menggunakan waktu, perhatian, dan kapasitas organisasi.
Pemohon harus menyiapkan dokumen, menunggu, melakukan konfirmasi, menjawab pertanyaan, dan terkadang mengulang proses karena format atau informasi dianggap belum sesuai. Sementara itu, pihak yang memberikan persetujuan harus membaca berbagai dokumen, termasuk keputusan yang sebenarnya tidak membutuhkan level kewenangannya.
Biayanya tidak selalu tercatat secara khusus. Namun, organisasi membayarnya melalui pekerjaan yang tertunda, respons pelanggan yang lambat, peluang yang hilang, dan waktu Leader yang terserap oleh keputusan operasional.
Semakin sering proses tersebut terjadi, semakin besar biaya kumulatifnya.
Kontrol Bertambah setelah Masalah Terjadi
Lapisan persetujuan sering muncul sebagai respons terhadap kesalahan.
Ketika terjadi penyimpangan, organisasi menambahkan pemeriksaan. Ketika keputusan menimbulkan kerugian, satu level persetujuan baru dimasukkan. Proses terus bertambah, tetapi jarang ada evaluasi untuk menghapus tahapan yang tidak lagi relevan.
Pendekatan ini memberikan rasa aman karena lebih banyak orang terlibat. Namun, jumlah pemberi persetujuan tidak selalu meningkatkan kualitas.
Jika seluruh pihak hanya memeriksa kelengkapan tanpa memiliki informasi atau keahlian yang berbeda, proses tersebut hanya mengulang kontrol yang sama.
Bahkan, terlalu banyak persetujuan dapat mengaburkan akuntabilitas. Ketika keputusan ternyata salah, setiap pihak merasa hanya memberikan paraf berdasarkan pemeriksaan pihak sebelumnya.
Banyak orang menyetujui, tetapi tidak ada yang benar-benar memiliki keputusan.
Kewenangan Tidak Mengikuti Tanggung Jawab
Masalah juga muncul ketika seorang manajer bertanggung jawab atas hasil, tetapi tidak memiliki kewenangan mengambil keputusan yang dibutuhkan.
Ia diminta mempercepat pelayanan, mengendalikan biaya, atau menyelesaikan masalah pelanggan. Namun, setiap tindakan harus menunggu persetujuan dari beberapa level.
Organisasi menuntut akuntabilitas tanpa memberikan ruang untuk bertindak.
Dalam kondisi tersebut, manajer belajar bahwa keputusan paling aman adalah menaikkan persoalan kepada Leader. Jika hasilnya buruk, ia dapat menunjukkan bahwa seluruh prosedur telah diikuti.
Kepatuhan terhadap proses akhirnya menjadi lebih penting daripada kualitas dan kecepatan hasil.
Tidak Semua Keputusan Memiliki Risiko yang Sama
Organisasi sering menerapkan proses persetujuan yang sama untuk keputusan dengan nilai dan risiko berbeda.
Pengeluaran kecil melewati jalur yang sama dengan investasi besar. Keputusan rutin membutuhkan keterlibatan pihak yang sama dengan keputusan strategis. Akibatnya, seluruh proses bergerak mengikuti standar untuk risiko tertinggi.
Kontrol seharusnya dirancang secara proporsional.
Keputusan dengan dampak finansial, hukum, keselamatan, atau reputasi yang besar memang membutuhkan pemeriksaan lebih kuat. Namun, keputusan rutin dengan risiko rendah seharusnya dapat diselesaikan pada level yang paling dekat dengan informasi.
Batas nilai, jenis risiko, dan kondisi eskalasi perlu ditetapkan secara jelas agar organisasi tidak mengendalikan semua keputusan dengan cara yang sama.
Periksa Nilai Setiap Lapisan
Organisasi perlu memetakan proses persetujuan dan menanyakan beberapa hal pada setiap tahapan:
- Keputusan apa yang sebenarnya dibuat pada level ini?
- Risiko apa yang diperiksa?
- Apakah pihak tersebut memiliki informasi atau keahlian yang relevan?
- Apakah pemeriksaan yang sama sudah dilakukan sebelumnya?
- Apa dampaknya jika tahap ini dihilangkan?
- Siapa yang akhirnya bertanggung jawab atas keputusan?
Tujuannya bukan menghapus seluruh kontrol. Tujuannya adalah memastikan kontrol ditempatkan pada titik yang tepat dan dilakukan oleh pihak yang benar.
Decision rights yang jelas, data yang dapat dipercaya, standar keputusan, serta monitoring setelah pelaksanaan sering lebih efektif daripada menambah persetujuan sebelum tindakan.
Organisasi yang cepat bukan organisasi yang mengabaikan risiko.
Organisasi yang cepat mampu membedakan keputusan mana yang membutuhkan pengawasan ketat dan keputusan mana yang harus dipercayakan kepada orang yang paling dekat dengan pekerjaan.
Jika setiap keputusan harus melewati banyak meja, mungkin persoalannya bukan kurangnya kontrol.
Organisasi belum membangun kejelasan dan kepercayaan untuk mengambil keputusan pada level yang tepat.
#DecisionRights #DecisionMaking #ApprovalProcess #BusinessProcess #Delegation #Leadership #OrganizationalEffectiveness #OrganizationDesign #RiskManagement #StrategicHR
