Ketika sebuah tim terus bekerja lembur dan target mulai terlambat, solusi yang paling cepat muncul biasanya adalah menambah karyawan.
Unit mengajukan kebutuhan tenaga kerja. HR melakukan rekrutmen. Beberapa bulan kemudian, orang baru bergabung dan jumlah anggota tim bertambah.
Namun, beban kerja tidak juga terasa lebih ringan.
Sebagian karyawan tetap kewalahan, sementara sebagian lainnya tidak memiliki pekerjaan yang setara. Pekerjaan masih menumpuk pada orang tertentu. Permintaan tambahan tenaga kerja kembali diajukan.
Jika pola ini terus berulang, masalahnya mungkin bukan kekurangan orang. Organisasi belum memahami bagaimana pekerjaan sebenarnya terbentuk dan didistribusikan.
Table of Contents
Jumlah Orang Tidak Menjamin Beban yang Seimbang
Beban kerja tidak hanya ditentukan oleh banyaknya pekerjaan, tetapi juga oleh kompleksitas, frekuensi, durasi, standar hasil, kompetensi, dan cara pekerjaan tersebut diproses.
Dua orang dengan jabatan yang sama belum tentu memiliki beban yang sama. Satu orang mungkin menangani pelanggan dengan kompleksitas tinggi, sementara yang lain menangani transaksi rutin. Satu unit mungkin menggunakan sistem yang efektif, sedangkan unit lain mengerjakan proses yang sama secara manual.
Jika organisasi hanya menghitung jumlah posisi tanpa memahami karakteristik pekerjaan, penambahan tenaga kerja mudah salah sasaran.
Orang baru dapat ditempatkan pada unit yang terlihat sibuk, tetapi tidak menyelesaikan titik tempat pekerjaan sebenarnya menumpuk.
Proses yang Buruk Menciptakan Beban Kerja
Banyak beban kerja sebenarnya berasal dari aktivitas yang tidak memberikan nilai.
Data yang sama dimasukkan ke beberapa sistem. Laporan dibuat dalam berbagai format untuk pihak berbeda. Pekerjaan berulang karena kesalahan proses. Terlalu banyak persetujuan dibutuhkan untuk keputusan sederhana.
Karyawan memang sibuk, tetapi sebagian kesibukan tersebut diciptakan oleh proses yang tidak efisien.
Jika organisasi menambah orang tanpa memperbaiki proses, kapasitas baru hanya digunakan untuk mengerjakan lebih banyak aktivitas yang seharusnya dapat dihilangkan, disederhanakan, atau diotomatisasi.
Rekrutmen akhirnya memperbesar biaya, bukan meningkatkan produktivitas.
Pekerjaan Mengikuti Orang yang Dianggap Mampu
Dalam banyak tim, pekerjaan penting terus diberikan kepada orang yang sama karena mereka dinilai cepat, kompeten, dan dapat diandalkan.
Ketika masalah muncul, Leader kembali meminta bantuan mereka. Sementara itu, anggota tim lain tidak memperoleh kesempatan atau dukungan untuk membangun kemampuan.
Dalam jangka pendek, pola ini terasa efisien. Dalam jangka panjang, beban semakin terkonsentrasi pada beberapa orang.
Orang terbaik mengalami kelelahan, sedangkan kemampuan tim tidak berkembang. Ketika mereka tidak hadir atau mengundurkan diri, organisasi kehilangan kapasitas yang selama ini tidak pernah didistribusikan.
Masalah ini tidak dapat diselesaikan hanya dengan menambah karyawan. Leader perlu menata ulang penugasan, membangun kompetensi, dan memastikan pekerjaan tidak bergantung pada individu tertentu.
Prioritas yang Tidak Jelas Membuat Semua Pekerjaan Terlihat Mendesak
Beban kerja juga meningkat ketika organisasi terus menambahkan aktivitas tanpa menghentikan pekerjaan lama.
Program baru diluncurkan, permintaan laporan bertambah, dan berbagai proyek berjalan bersamaan. Namun, tidak ada keputusan tentang pekerjaan yang harus dikurangi atau dihentikan.
Akibatnya, seluruh tugas dianggap penting. Karyawan berpindah-pindah fokus, waktu penyelesaian semakin panjang, dan tekanan kerja meningkat.
Dalam situasi ini, tambahan orang hanya memberikan ruang sementara. Selama organisasi tidak berani menentukan prioritas, kapasitas berapa pun akan kembali penuh.
Analisis Pekerjaan Harus Mendahului Rekrutmen
Sebelum menyetujui tambahan tenaga kerja, organisasi perlu memeriksa beberapa hal:
- Apakah volume dan kompleksitas pekerjaan benar-benar meningkat?
- Aktivitas mana yang menciptakan nilai dan mana yang tidak?
- Apakah proses dapat disederhanakan atau diotomatisasi?
- Apakah pekerjaan telah dibagi secara seimbang?
- Apakah kesenjangan sebenarnya terletak pada jumlah orang atau kompetensi?
- Apakah target dan prioritas sudah jelas?
Workload analysis bukan sekadar menghitung berapa banyak waktu yang digunakan karyawan. Analisis tersebut perlu membantu organisasi memahami sumber beban kerja dan menentukan intervensi yang tepat.
Solusinya dapat berupa penambahan tenaga kerja, tetapi dapat pula berupa perbaikan proses, redistribusi tugas, pengembangan kompetensi, penggunaan teknologi, atau penghentian aktivitas.
Rekrutmen diperlukan ketika organisasi memang kekurangan kapasitas. Namun, merekrut tanpa diagnosis hanya menambah orang ke dalam sistem yang belum bekerja secara efektif.
Jika jumlah karyawan terus bertambah tetapi beban kerja tidak pernah seimbang, mungkin organisasi tidak kekurangan tenaga.
Organisasi kekurangan kejelasan tentang pekerjaan apa yang benar-benar perlu dilakukan dan bagaimana seharusnya pekerjaan tersebut dikelola.
#WorkloadAnalysis #WorkforcePlanning #ManpowerPlanning #BusinessProcess #Productivity #OrganizationDesign #PeopleManagement #HumanCapital #OrganizationalEffectiveness #StrategicHR
