Hampir setiap organisasi memiliki job description. Dokumen tersebut biasanya disusun ketika posisi dibentuk, digunakan dalam proses rekrutmen, lalu disimpan sebagai bagian dari administrasi HR.
Masalahnya, organisasi terus berubah sementara job description tetap sama.
Strategi bergeser, teknologi berkembang, proses diperbarui, dan tuntutan pelanggan meningkat. Karyawan mulai mengerjakan tanggung jawab baru, terlibat dalam proyek lintas fungsi, atau mengambil alih pekerjaan yang sebelumnya tidak ada.
Namun, dokumen jabatannya masih menggambarkan pekerjaan beberapa tahun lalu.
Job description tetap tersedia, tetapi tidak lagi menjelaskan pekerjaan yang sebenarnya dilakukan.
Table of Contents
Pekerjaan Berubah Lebih Cepat daripada Dokumennya
Perubahan pekerjaan tidak selalu terjadi melalui restrukturisasi formal.
Sering kali, perubahan muncul sedikit demi sedikit. Sebuah tugas ditambahkan karena kebutuhan mendesak. Seorang karyawan mengambil alih pekerjaan rekannya yang mengundurkan diri. Unit lain meminta dukungan rutin yang awalnya dianggap sementara.
Lama-kelamaan, tambahan tersebut menjadi bagian permanen dari pekerjaan.
Karena tidak pernah dievaluasi, organisasi tidak menyadari bahwa ruang lingkup jabatan telah berubah. Karyawan bekerja berdasarkan kebiasaan dan arahan Leader, bukan berdasarkan peran yang dirancang secara jelas.
Akibatnya, pekerjaan dapat berkembang mengikuti orang yang mengerjakannya, bukan mengikuti kebutuhan organisasi.
Dampaknya Lebih Besar daripada Persoalan Administrasi
Job description yang tidak relevan memengaruhi banyak keputusan tentang manusia.
Dalam rekrutmen, organisasi mencari kandidat berdasarkan persyaratan yang sudah tidak sesuai dengan tuntutan aktual. Karyawan baru kemudian menemukan bahwa pekerjaan yang dijalankan berbeda dari yang dijelaskan ketika proses seleksi.
Dalam penilaian kinerja, orang diminta bertanggung jawab atas hasil yang tidak tercantum dalam perannya. Sebaliknya, beberapa tanggung jawab dalam dokumen tidak lagi memiliki nilai bagi bisnis, tetapi tetap dipertahankan karena belum pernah ditinjau.
Pengembangan kompetensi juga kehilangan arah. Organisasi membangun kompetensi berdasarkan profil jabatan lama, sementara pekerjaan sudah membutuhkan kemampuan berbeda.
Satu dokumen yang dianggap administratif ternyata memengaruhi kualitas rekrutmen, KPI, pelatihan, karier, kompensasi, dan succession planning.
Ketidakjelasan Menciptakan Tumpang Tindih
Ketika job description tidak menggambarkan hubungan antarperan, beberapa pekerjaan dapat dilakukan oleh lebih dari satu fungsi.
Setiap unit merasa memiliki kewenangan atas aktivitas yang sama. Sebaliknya, pekerjaan tertentu tidak memiliki pemilik karena setiap pihak mengira unit lain yang bertanggung jawab.
Konflik kemudian muncul.
Karyawan dianggap tidak berinisiatif, padahal tanggung jawabnya tidak jelas. Dua manajer saling menilai pihak lain terlalu ikut campur. Keputusan naik ke level Leader karena tidak ada yang yakin siapa yang berwenang memutuskan.
Masalah yang terlihat seperti persoalan komunikasi sering kali berawal dari desain peran yang tidak lagi sesuai dengan proses kerja.
Daftar Tugas Saja Tidak Cukup
Banyak job description hanya berisi daftar aktivitas: membuat laporan, melakukan koordinasi, memastikan pelaksanaan, dan mendukung kebutuhan unit.
Kalimat tersebut menjelaskan apa yang dilakukan, tetapi tidak menunjukkan hasil yang harus dihasilkan.
Job description yang efektif perlu menjelaskan tujuan jabatan, tanggung jawab utama, output atau hasil yang diharapkan, hubungan kerja, kewenangan, serta kompetensi yang dibutuhkan.
Fokus pada hasil membuat jabatan tetap relevan meskipun metode kerjanya berubah. Teknologi mungkin menggantikan beberapa aktivitas, tetapi akuntabilitas terhadap hasilnya masih dapat dipertahankan atau disesuaikan.
Job Description Perlu Menjadi Dokumen Hidup
Memperbarui job description tidak berarti mengubahnya setiap kali muncul tugas baru.
Organisasi perlu meninjaunya ketika terjadi perubahan strategi, struktur, proses, teknologi, atau volume kerja. Leader dan pemegang jabatan perlu dilibatkan agar dokumen tidak hanya mencerminkan asumsi HR, tetapi juga realitas pekerjaan dan kebutuhan bisnis.
Namun, diskusi tidak boleh berhenti pada pertanyaan, “Apa saja yang Anda kerjakan?”
Pertanyaan tersebut dapat menghasilkan daftar aktivitas yang panjang, termasuk pekerjaan yang sebenarnya tidak perlu dilakukan. Organisasi juga perlu bertanya: hasil apa yang harus dihasilkan, pekerjaan apa yang paling bernilai, apa yang perlu dihentikan, dan kewenangan apa yang dibutuhkan?
Job description bukan sekadar catatan tentang pekerjaan hari ini. Dokumen tersebut harus membantu organisasi merancang kontribusi yang dibutuhkan dari setiap jabatan.
Jika pekerjaan telah berubah tetapi job description tetap sama, organisasi sedang menggunakan peta lama untuk mengelola perjalanan yang sudah berbeda.
#JobDescription #JobAnalysis #OrganizationDesign #RoleClarity #PerformanceManagement #TalentManagement #WorkloadAnalysis #HumanCapital #OrganizationDevelopment #StrategicHR
