Ketika kinerja seseorang tidak memenuhi harapan, organisasi biasanya melihat individu sebagai sumber masalah.
Karyawan dianggap kurang kompeten, tidak memiliki motivasi, atau gagal mengelola waktu. Solusi yang diberikan kemudian berupa pelatihan, coaching, teguran, atau target yang lebih ketat.
Namun, setelah berbagai intervensi dilakukan, kinerja tidak banyak berubah. Orang yang menggantikan posisi tersebut bahkan menghadapi kesulitan yang sama.
Jika pola ini terus berulang, organisasi perlu berhenti menanyakan apa yang salah dengan orangnya.
Mungkin masalah sebenarnya terletak pada pekerjaan yang dirancang secara buruk.
Table of Contents
Tanggung Jawab Besar tanpa Kewenangan
Sebuah jabatan dapat diminta bertanggung jawab atas hasil, tetapi tidak memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan yang memengaruhi hasil tersebut.
Seorang manajer diminta mempercepat pelayanan, tetapi perubahan proses harus mendapatkan persetujuan dari beberapa fungsi. Seorang supervisor bertanggung jawab atas produktivitas tim, tetapi tidak dapat menentukan pembagian tenaga kerja atau prioritas operasional.
Dalam kondisi seperti ini, target dan kewenangan tidak seimbang.
Organisasi tetap meminta akuntabilitas, padahal pemegang jabatan tidak memiliki kendali yang memadai atas sumber daya, proses, atau keputusan yang dibutuhkan.
Kinerja yang rendah kemudian terlihat sebagai kegagalan individu, meskipun desain perannya telah membatasi kemungkinan untuk berhasil sejak awal.
Terlalu Banyak Tugas, Terlalu Sedikit Fokus
Pekerjaan sering berkembang tanpa pernah dirancang ulang.
Tanggung jawab baru ditambahkan setiap kali muncul kebutuhan. Pekerjaan lama tetap dipertahankan, meskipun tidak lagi relevan. Aktivitas sementara perlahan menjadi tugas permanen.
Akhirnya, satu jabatan menampung terlalu banyak tuntutan yang tidak selalu saling berhubungan.
Karyawan berpindah dari satu prioritas ke prioritas lain dan menghabiskan banyak waktu merespons hal mendesak. Pekerjaan penting yang membutuhkan konsentrasi justru terus tertunda.
Masalah tersebut mudah disebut sebagai ketidakmampuan mengelola waktu. Padahal, tidak ada teknik produktivitas yang dapat menyelesaikan beban dan prioritas yang sejak awal tidak realistis.
Proses Kerja Menghambat Hasil
Kualitas desain pekerjaan juga dipengaruhi oleh proses di sekitarnya.
Karyawan dapat memiliki kompetensi yang baik, tetapi harus memasukkan data yang sama ke beberapa sistem. Keputusan sederhana membutuhkan banyak persetujuan. Informasi penting sulit diperoleh. Pekerjaan sering diulang karena standar antarunit berbeda.
Semakin buruk prosesnya, semakin banyak energi yang digunakan untuk mengatasi hambatan internal.
Organisasi melihat orang bekerja lambat, tetapi tidak menghitung waktu yang hilang akibat menunggu keputusan, mencari informasi, memperbaiki kesalahan sistem, dan melakukan koordinasi yang seharusnya dapat disederhanakan.
Mempercepat orang tanpa memperbaiki proses hanya akan meningkatkan tekanan, bukan produktivitas.
Kompetensi Tidak Sesuai dengan Tuntutan Pekerjaan
Desain pekerjaan juga perlu menjelaskan kompetensi yang benar-benar dibutuhkan.
Masalah muncul ketika seseorang ditempatkan berdasarkan jabatan atau pengalaman umum, tetapi tuntutan aktual pekerjaannya telah berubah. Posisi yang dahulu berfokus pada administrasi mungkin kini membutuhkan analisis data. Peran yang sebelumnya bekerja secara internal dapat berkembang menjadi fungsi yang harus memengaruhi banyak stakeholder.
Jika profil kompetensi dan proses penempatan tidak ikut diperbarui, kesenjangan akan terus terjadi.
Dalam situasi ini, pengembangan tetap diperlukan. Namun, organisasi juga harus memeriksa apakah ekspektasi peran sudah dijelaskan dan apakah orang yang ditempatkan memang memiliki fondasi kemampuan yang sesuai.
Periksa Pekerjaan Sebelum Menilai Orang
Sebelum menyimpulkan bahwa masalah berasal dari karyawan, organisasi perlu memeriksa beberapa hal:
- Apakah hasil utama dari jabatan sudah jelas?
- Apakah tanggung jawab seimbang dengan kewenangan?
- Apakah beban dan prioritasnya realistis?
- Apakah proses mendukung penyelesaian pekerjaan?
- Apakah sumber daya dan informasi tersedia?
- Apakah kompetensi pemegang jabatan sesuai dengan tuntutannya?
- Apakah Leader memberikan arah dan umpan balik yang dibutuhkan?
Diagnosis ini bukan untuk menghilangkan tanggung jawab individu. Karyawan tetap perlu memenuhi standar, mengembangkan kemampuan, dan mempertanggungjawabkan hasilnya.
Namun, akuntabilitas hanya adil jika organisasi menyediakan pekerjaan yang dapat dijalankan secara efektif.
Jika beberapa orang terus gagal dalam posisi yang sama, jangan terburu-buru mencari pengganti berikutnya.
Periksa apakah pekerjaan tersebut memang dirancang untuk memungkinkan seseorang berhasil.
#JobDesign #PerformanceManagement #RoleClarity #WorkloadAnalysis #OrganizationDesign #BusinessProcess #EmployeePerformance #OrganizationalEffectiveness #HumanCapital #StrategicHR
