Menjelang penyusunan anggaran tahunan, setiap unit biasanya diminta menyampaikan kebutuhan tenaga kerja.
Manajer menghitung posisi yang kosong, memperkirakan peningkatan beban kerja, lalu mengajukan tambahan karyawan. HR mengompilasi seluruh permintaan dan membandingkannya dengan batas anggaran. Hasil akhirnya berupa angka headcount yang disetujui untuk tahun berikutnya.
Proses ini sering disebut workforce planning.
Padahal, menghitung jumlah karyawan hanyalah salah satu bagian kecil dari workforce planning. Jika prosesnya berhenti pada angka, organisasi mungkin mengetahui berapa banyak orang yang dimiliki, tetapi belum tentu mengetahui apakah tenaga kerja tersebut mampu menjawab kebutuhan bisnis.
Table of Contents
Jumlah Orang Tidak Menjelaskan Kapasitas Organisasi
Dua unit dapat memiliki jumlah karyawan yang sama, tetapi menghasilkan tingkat produktivitas yang sangat berbeda.
Perbedaannya dapat berasal dari kompleksitas pekerjaan, kompetensi tim, kualitas proses, penggunaan teknologi, pembagian peran, atau kemampuan manajer dalam mengelola pekerjaan.
Karena itu, peningkatan beban kerja tidak selalu berarti organisasi harus menambah orang. Masalahnya mungkin terletak pada proses yang terlalu panjang, aktivitas yang berulang, distribusi pekerjaan yang tidak seimbang, atau penggunaan kompetensi yang tidak tepat.
Jika akar masalahnya adalah proses yang tidak efisien, menambah karyawan hanya akan memperbesar inefisiensi. Organisasi membayar lebih banyak tenaga kerja untuk mempertahankan cara kerja yang seharusnya diperbaiki.
Kebutuhan Tenaga Kerja Harus Dimulai dari Strategi
Workforce planning seharusnya dimulai dari pertanyaan tentang arah bisnis.
Apakah organisasi akan memasuki pasar baru? Menambah produk? Mengubah model layanan? Melakukan otomatisasi? Membuka atau menutup lokasi? Meningkatkan kapasitas produksi?
Setiap pilihan strategis akan mengubah jenis pekerjaan dan kemampuan yang dibutuhkan.
Organisasi yang sedang melakukan digitalisasi, misalnya, mungkin tidak membutuhkan lebih banyak orang untuk menjalankan proses lama. Organisasi tersebut membutuhkan kompetensi baru untuk mengelola data, memperbaiki proses, atau mengintegrasikan teknologi ke dalam pekerjaan.
Tanpa hubungan dengan strategi, workforce planning hanya akan memproyeksikan kebutuhan berdasarkan kondisi hari ini. Organisasi mungkin berhasil mengisi posisi, tetapi gagal menyiapkan kapabilitas untuk menghadapi kebutuhan masa depan.
Tidak Semua Kesenjangan Diselesaikan melalui Rekrutmen
Ketika menemukan kekurangan tenaga kerja atau kompetensi, organisasi sering langsung membuka rekrutmen.
Padahal, rekrutmen hanyalah salah satu pilihan.
Kebutuhan dapat dipenuhi melalui pengembangan karyawan, redistribusi pekerjaan, rotasi, otomatisasi, perbaikan proses, penggunaan tenaga kontrak, atau kerja sama dengan pihak eksternal. Beberapa peran mungkin perlu ditambah, sementara peran lainnya perlu didesain ulang atau dihentikan.
Keputusan tersebut membutuhkan pemahaman tentang pekerjaan mana yang strategis, kompetensi apa yang harus dimiliki secara internal, dan aktivitas apa yang dapat dialihkan.
Workforce planning yang baik tidak hanya menanyakan, “Berapa orang yang kurang?” tetapi juga, “Apa cara paling tepat untuk memenuhi kebutuhan bisnis ini?”
Data Headcount Saja Tidak Cukup
Organisasi perlu melihat tenaga kerja dari beberapa dimensi: jumlah, kompetensi, produktivitas, biaya, lokasi, usia, potensi, risiko kehilangan, dan kesiapan suksesi.
Sebuah unit mungkin terlihat memiliki jumlah karyawan yang cukup. Namun, jika sebagian besar pemegang keahlian kritis mendekati masa pensiun dan belum memiliki penerus, organisasi sedang menghadapi risiko yang tidak terlihat dalam angka headcount.
Begitu pula ketika posisi terisi, tetapi kompetensi orang di dalamnya tidak sesuai dengan tuntutan pekerjaan. Secara administratif tidak ada kekurangan tenaga kerja, tetapi secara operasional organisasi tetap mengalami kesenjangan kapasitas.
Dari Angka Menuju Keputusan Strategis
Workforce planning perlu menghubungkan strategi bisnis, proyeksi beban kerja, desain organisasi, proses, teknologi, dan kemampuan manusia.
Organisasi perlu memahami pekerjaan apa yang akan bertambah, berkurang, berubah, atau muncul. Setelah itu, barulah ditentukan jumlah dan kompetensi yang diperlukan serta pilihan terbaik untuk memenuhinya.
Tujuannya bukan memiliki karyawan sebanyak mungkin atau menekan jumlah orang serendah mungkin. Tujuannya adalah memastikan organisasi memiliki kapasitas yang tepat, pada waktu yang tepat, dengan biaya yang rasional.
Jika workforce planning hanya menghasilkan tabel jumlah karyawan, organisasi sebenarnya belum merencanakan tenaga kerjanya.
Organisasi baru menghitungnya.
#WorkforcePlanning #ManpowerPlanning #WorkloadAnalysis #HumanCapitalStrategy #OrganizationDesign #PeopleAnalytics #TalentManagement #BusinessStrategy #OrganizationalEffectiveness #StrategicHR
